Contract- en leveranciers management

Zoals de naam al doet vermoeden, gaat contractmanagement over het goed managen van de contracten die je afsluit met leveranciers. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk wordt er vooral veel energie gestoken in het afsluiten van het contract. Vervolgens verdwijnt het contract in de la. Bij succesvol contractmanagement gaat dit anders. Je legt afspraken met leveranciers duidelijk en transparant vast en stuurt actief op de gemaakte afspraken. Zo voorkom je dat contracten direct na afsluiten hun economische waarde alweer verliezen.

Het inrichten van succesvol contractmanagement vraagt de nodige inzet van de organisatie. Bedrijven die hun contractenbeheer op orde hebben, ervaren direct de volgende voordelen:

• Kostenbesparing: door leveranciers tijdig te betalen en te onderhandelen over gunstige voorwaarden bespaar je kosten. 
• Verminderen risico’s: door goed inzicht te hebben én houden in lopende contracten weet je aan welke voorwaarden de leverancier en jouw organisatie gebonden zijn. Hier kun je op sturen en loop je minder risico. 
• Waardecreatie: door inzicht in contracten en goed leveranciersmanagement verbeter en versterk je de samenwerking met partners. 
• Prestatiebeheer: door contracten goed te monitoren, verbeter je prestaties en zorg je dat je organisatie hier meer grip op houdt. 
• Relatiebeheer: door inzicht in contracten verbeter je de communicatie en samenwerking met leveranciers. Dit zorgt voor wederzijds vertrouwen en voor betere relaties met leveranciers.  

Om optimaal te profiteren van alle voordelen die contractmanagement kan bieden, is het belangrijk om het contractbeheer in te richten volgens vijf pijlers: organiseren, contractadministratie, prestatiemanagement, leveranciersmanagement en relatiemanagement.  

1. Organiseren 
   Het succes van contractmanagement valt of staat met de manier waarop dit in de organisatie is ingericht. Het organiseren van contractmanagement vraagt dan ook om een strategie die aansluit bij de ambities van de organisaties. Kostenleiderschap vraagt nu eenmaal om ander contractenbeheer dan organisaties die kiezen voor een focus- of differentiatiestrategie. 

2. Contractadministratie 
   Na het afsluiten van een contract moet je voorkomen dat het gaat verstoffen in een la. Met slim contractbeheer zorg je dat alle betrokkenen snel inzicht hebben in de huidige status van contracten en de gemaakte afspraken. 

3. Prestatiemanagement 
   Bij prestatiemanagement gaat het voornamelijk om het monitoren van prestaties en het bijsturen waar nodig. Risicobeheer is een belangrijk onderdeel van prestatiemanagement. Zo heb je de zekerheid dat er altijd een actieplan klaarligt voor escalaties, denk aan een schadeclaim bij niet nageleefde afspraken in het contract.  

4. Leveranciersmanagement 
   Contractmanagement en leveranciersmanagement zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Geen wonder als je bedenkt dat leveranciersmanagement gaat over alle activiteiten die nodig zijn voor het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van samenwerkingsrelaties met leveranciers. 

5. Relatiemanagement 
   Contractmanagement valt of staat met de manier waarop een organisatie omgaat met supplier relationship management. Alleen door (leveranciers)relaties goed te managen haal je de meeste waarde uit contracten.